Отправляем только самое важное
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Видеокурс «Здравствуй, мозг! Как научиться учиться »
Гибкое планирование:
как перестать упираться в бесконечные списки дел и сконцентрироваться на важном

Ёмкая теория и практические советы.
Как мы учимся планировать в виде списка дел и в какие ловушки это нас заводит

Год за годом мы тренируем навык планирования в виде списка дел. Когда-то в детстве мама вас отправляла в магазин со списком покупок. А сейчас дела оседают у вас ежедневниках в виде списков задач и напоминаний, списков встреч и звонков. Что-то синхронизируется с электронными календарями, заносится в приложения по планированию в виде ToDo-листов или переползает в виде цветных стикеров на реальные или виртуальные доски. Многие из нас – боги составления списков. Мы умеем это делать. Планируем, фиксируем задачи, то что сделали – вычеркиваем, а то что не сделали – переносим на следующий день.

Хорошая новость
За каждое вычеркнутое дело мозг награждает нас порцией дофамина. Наверняка вы об этом знаете. Вы это сделали, точка поставлена, вы вздохнули с облегчением, вы – молодец!

Плохая новость
Плохая новость в том, что если в конце дня вы обнаруживаете несколько невычеркнутых дел, то каким бы молодцом вы не были сегодня, в итоге – вы проиграли. Где-то не дожали, где-то могли бы и лучше, на что-то у вас не хватило сил и времени. В результате такой день останется в вашей памяти, как день неудачный. Это звучит парадоксально, но это действительно так. Эту тему очень пристально изучал психолог Даниэль Канеман, который, кстати, получил Нобелевскую премию по экономике (да, это не ошибка, это психолог, получивший премию по экономике). Так вот, Канеман утверждает, что суть локальной истории определяется её окончанием. Другими словами, что бы не происходило в течение дня, если день завершился хорошо, то вы сохраните этот день в памяти, как хороший. Истории с плохим концом, с незавершенными делами, остаются в памяти, как плохие истории.

Бесконечные переносы несделанных дел

Что вы делаете с несделанными делами? Переносите их в день следующий, правда? Делая список не просто большим, а бесконечным. Так у вас практически не остаётся шансов когда-нибудь переделать все дела. Это ещё одна ловушка списков – огромный список дел, который висит на вас ментальным грузом.

Ещё один недостающий компонент – мотивация

Чего ещё не достает спискам? В них нет места мотивации. Не знаю, задумывались ли вы когда-нибудь об этом. Списки, которые мы составляем – это списки результатов. Ну что мы там пишем? Сделать, позвонить, получить, организовать. То, что мы описываем результат – это отлично, именно так можно понять, сделано дело или нет. Тогда в чем же проблема? В том, что совершенно непонятно, ради чего вам нужен это результат, что вами движет, для чего вы будете упираться и делать до результата. Нужно каким-то образом этот компонент в списки добавить.

Фактически, чтобы сделать списки дел эффективными, нам нужно найти ответ на три вопроса:

1. Как в них выделить главное?
2. Как их сократить?
3. И как добавить мотивацию?

Agile Results

Джей ди Мейер, топ-менеджер Microsoft, предлагает взглянуть на год вашей жизни, как на проект. Нам нужен год, чтобы поставить более далёкий ориентир, на который мы сможем равняться при планировании с более близким горизонтом. То есть для начала нужно хорошо понимать, куда мы хотим попасть к концу года, а потом мы демасштабируем этот подход, чтобы планировать месяц, неделю и день. Итак, у вас есть 12 месяцев – это ваш самый далекий горизонт планирования.

Правило трёх

И здесь Джей ди Мейер вводит «Правило трёх». Нужно выделить только три сферы, в которых вам нужны результаты или изменения. Как правило, это большие сферы. И люди говорят о «Здоровье», «Профессиональном росте», «Карьере», многие говорят об «Отношениях», «Новом проекте» или «Финансах».

Почему этих сфер именно три? Ответ прост – 3 компонента человек запросто удерживает в памяти, не забывает, не теряет, не сбивается с пути. По сути, это минимальный список из трёх пунктов. Только 3 самые важные задачи.

Вот что мы сделали, следуя «Правилу трёх», – сократили список. Представьте, что у вас есть только три больших задачи на год, три важных результата месяца, ваша неделя строится вокруг трёх важных дел. И каждое утро, просыпаясь, вы задаете себе вопрос: «Какие три дела будут важны сегодня?»

Чувствуете, как уменьшается давление груза обязательных дел? Они сокращаются и становятся посильными.

Итак, три сферы, в которых нужны перемены и изменения в течение следующего года. Какие они у вас? Вы можете прямо сейчас записать их в блокнот, на листе бумаги или в заметках в телефоне.
Пример применения «Правила трёх»
Три сферы, которые описывал Мейер для себя звучали так:

1. «Физическая форма: вернуться к своему боевому весу»,
2. «Впечатления: совершить незабываемое путешествие с семьей»
и
3. «Книга: завершить её написание».

Что нам дает «Правило трёх»? Чёткую приоритезацию задач. Для предстоящего года важно только три этих больших темы, три эпических истории. Все. Это как поставить три маяка и держать весь год курс, сверяясь с этими эпиками.

Обратите внимание, у Мейера есть работа в Microsoft, но, если там не нужны изменения, то эта сфера не является приоритетом его года. И даже семья и дети не являются фокусом его года. Конечно, он будет заниматься работой, домом и семьей, но фокус его года – физическая форма, впечатления и книга.

Ещё один важный момент – формулировка цели. Вернуться к своему боевому весу, а не похудеть на несколько килограмм. Ведь скорее всего в течение года Мейер перепробует разные способы физической нагрузки, режима и питания.

Или другая формулировка «совершить незабываемое путешествие». Возможно, для этого не нужно будет даже уезжать на край света, а, просто выехать в соседний город или страну. Способов может быть много! В этом и заключается гибкость такого подхода.
Результаты и метафора

Следующий наш шаг – подробно описать каждую сферу. А именно, каких результатов или изменений вы хотите достичь?

Если я хочу развивать свою практику, то я запланирую количество клиентских часов в неделю, доход, регулярные супервизии, обучение, участие в конференциях. Так у меня будет понимание того, к каким результатам я хочу прийти к концу года. И пока я вам это рассказываю, вы можете фиксировать те идеи, которые у вас возникают относительно ваших результатов.

Дополнительно к этому описанию результатов, я добавлю метафору, то есть какой-то визуальный образ. Например, ответив на вопрос: «На что это похоже?».

В данном случае это похоже на возделывания сада. Я как будто взращиваю свой сад. Что-то вырастет быстро, что-то принесет плоды через несколько лет. Но за садом нужно ухаживать, и поливать.

Зачем нужна метафора? Это самый быстрый доступ к идее. Спросите у себя: «На что похожи изменения, которые я планирую?».

Правило историй

А ещё нужно понимать, ради чего я ввяжусь в реализацию этой задачи. И здесь нам поможет «Правило истории». Помните, мы говорили о том, как важно планировать не только результаты, но и связывать их с ценностями, с ответом на вопрос «Зачем я ввяжусь в это дело?».

В истории всегда есть главный герой. Это вы. И этот герой действует. История напрямую связывает героя с мотивацией. И у каждого героя будет своя история.

Как работают истории?

Все мы примерно представляем себе, что значит «навести порядок в кладовке». Порядок в кладовке – это результат, у всех он плюс-минус одинаковый. Но если спросить у разных людей, что за история для них заключена в этом результате, то мы получим разные ответы.

Для кого-то порядок в кладовке – это история борьбы с хаосом. Для кого-то – это история чистоты, для другого – история смены сезонов, он убирает зимние вещи и достает более лёгкие, кто-то фанат идеи «у каждой вещи своё место», кто-то расчищает пространство, в котором легче дышится. Моя история порядка в кладовке – это история избавления от лишнего, я много выбрасываю. Смотрите, результат один и тот же, а истории у всех разные.

Пример «Я и мои ресурсы» Инны Карней
Для закрепления, давайте пройдем все этапы на примере сферы «Я и мои ресурсы».

Чего я хочу к концу года? Высыпаться! Для этого заведу правило ложиться не позднее одиннадцати вечера.

Ещё хочу не перегружаться на работе и дома. У меня всего четыре клиентских дня. Я не буду работать по воскресеньям. И я приглашу домработницу (у меня есть).

И хочу регулярно медитировать, в начале года у меня это не получалось, но сейчас я нашла восьминедельний курс по Mindfulness и я понемногу практикую.

А также я выделю ресурсы для двух курсов массажа в год.

Что за история зашита в этих изменениях? Для меня это про то, когда я учусь останавливаться за 5 минут до истощения. История новых стратегий, которые сберегают ресурсы.
Минимальная конфигурация Agile Results

Как только вы распишите все три сферы, у вас будет три темы, три больших эпика для предстоящего года. В принципе, на этом можно остановиться. Как любая хорошая система, Agile Results работает даже в минимальной конфигурации.

Даже если вы поставите три маяка (три важных эпика) для своего года, у вас будут отличные шансы прожить особенный год, в котором вы будете сфокусированы на трёх важных вещах. Но для тех, кто готов последовать дальше, у меня есть продолжение.

Правило чистого листа

У вас есть три больших истории года. Отлично. Давайте теперь демасштабируем этот подход для месяца, недели и дня.

И здесь вступает в силу «Правило чистого листа». О чём оно?

Вы не тащите из предыдущего периода незавершенные задачи в новый день. Перед вами только новый день, новая неделя и новый месяц. Вы открываете чистый лист в своем ежедневнике и задаете себе вопрос: «Какие три важных результата я хочу получить за то время, которое у меня есть?» Для каждого результата постарайтесь записать историю: «О чём это для меня на самом деле?».

Итак, в начале месяца вы фиксируете три задачи на следующие 30 дней. И каждую неделю у вас есть короткий план из трёх дел, которые вы планируете выполнить за семь дней (то есть неделю).

Это тот самый недельный спринт, который нам встречался в Agile-подходе.

Каждый новый день перед вами чистый лист ежедневника и вы можете сказать себе: «Окей, передо мной день. Что в нем будет самое важное? Какие 3 дела сделают этот день? Какая история стоит за каждым результатом?»

Если вы привыкли планировать списками, то это правило может стать самым важным для вас. Наши приоритеты изменяются, нет смысла тащить в новый день груз незавершённых дел, скорее всего, вы и так это знаете. Возможно, правило чистого листа – этот тот прием, который освободит вас от этого ментального груза. Попробуйте в течение месяца начинать каждый день с чистого листа, и проверьте, насколько могут уменьшится ваши списки дел.

Теперь вы можете составлять списки иначе.

Кстати, вы заметили, что списки дел никуда не делись, вы можете продолжать их составлять, но давайте немного изменим подход.

Во-первых, применяйте «Правило трёх», поднимайте вверх списка только три самых важных дела, У этих дел будет самый высокий приоритет, успеете вы гораздо больше, но день будет крутиться вокруг этих трёх результатов.

Во-вторых, используйте «Правило историй», чтобы добавить мотивацию и соединить результат с чем-то ценным лично для вас. Выглядит это так, теперь кроме строки с описанием результата у вас появится ещё строка истории. Например, отремонтировать ноутбук – это результат, а про что это может быть история? Например, это может быть историей комфортной работы или историей про новую степень свободы.

В-третьих, оценивайте свой день только по итогам трёх важных дел, за остальное, сделанное сверх плана, похвалите себя. С этого момента несделанное – это не повод для огорчения, а повод для поиска ответа на вопрос «Что можно улучшить?».

Списки как контейнер

Как ещё можно использовать списки? Для разгрузки мозга. Выгружайте на бумагу всё, что «долбит» ваш мозг по какой-то теме. Дайте этим делам легитимное место, как только вы их признали, мозг может переключится на то, что он умеет делать лучше всего – на решение проблем. А у вас на бумаге останется список, который вы можете использовать для выделения трех важных дел, которые приоритетны и которые вы готовы завершить.

Правило ретроспективы

Мне осталось рассказать о «Правиле ретроспективы», или правиле обратной связи.

Чтобы сохранять гибкость, вам нужно понимать, какой путь вы прошли, в какой точке находитесь сейчас и не сбились ли вы с курса.

Для этого периодически нужно останавливаться и подводить итоги. Как часто нужны такие остановки? В конце каждой недели, в конце месяца и, конечно, в конце года.

Как можно подводить итоги или делать ретроспективу?

Вы можете проанализировать, какие три дела шли хорошо, а какие три дела нужно улучшить. Результат этих размышлений лучше всего записать.

Также можно использовать метафору корабля. Спросите себя: «Что нужно выбросить за борт, то есть что нужно перестать делать? Что нужно продолжить делать, в метафоре корабля, это будет про «продолжить грести». И что нужно начать делать – это как поставить новые паруса».

Подведение итогов – это, пожалуй, самый важный компонент гибкой системы планирования. Это ответ на вопрос: «Где мы сейчас? Не сбились ли с курса?».

В этом и состоит гибкость подхода – корректировать курс после прохождения небольшого отрезка: недели или месяца.

Давайте подведем небольшой итог

Для гибкого планирования вы можете использовать систему Agile Results. Вы можете подумать про свой год в разрезе трёх важных побед, результатов или больших эпических историй, которые вы хотите «развернуть» за следующие 12 месяцев.

Это сделает ваш год цельным, сфокусированным на важных вещах. Помните про «Правило трёх»: оно помогает определить приоритеты.

«Правило истории» поможет добавить мотивации. «Правило чистого листа» – уменьшит груз «нерешенных дел».

И не забывайте периодически делать остановки для ретроспективы, чтобы корректировать курс и оставаться гибкими в планировании.

Я использую этот подход для планирования уже пять лет и каждый декабрь могу сказать: «Это был хороший год».

Бонус: книга Джей ди Мейера про систему Agile Results «30 дней достижения результатов».

На этом всё. Последнее, о чём важно сказать: недостаточно послушать – нужно делать. Успехов вам в этом.